Tietosuojalainsäädännön mukaisesti Rekisterinpitäjä laatii Henkilörekisteristä Tietosuoja- ja Rekisteriselosteen, joka on saatavilla esimerkiksi Rekisterinpitäjän toimipaikassa tai Rekisterinpitäjän internet-sivulla. Tietosuojaseloste on Rekisteriseloste laajennettuna siten, että samalla informoidaan Rekisteröidyn oikeuksista. Rekisteröinti-ilmoitus tarkoittaa sitä, että tämä tietojenkäsittely- ja rekisteriseloste annetaan rekisterissä olevalle henkilölle itselleen tiedoksi esimerkiksi työhakemuksen lähettämisen yhteydessä.
PolarPro Henkilöstöratkaisut Oy 2492947-1
Perintötie 2 C, 3 krs
01510 Vantaa
Kari Lietsalmi kari.lietsalmi@polarpro.fi 0400 810975
Henkilöstöhallintorekisteri
Rekisterinpitäjä käyttää Verkkopalvelua soveltuvin osin henkilöstön rekrytoimiseen, työajanseurantaan, työvuorosuunnitteluun, palkanmaksuun ym. työnantajavelvoitteiden täyttämiseen sekä tehtyjen töiden hinnoitteluun ja laskuttamiseen omilta asiakkailtaan, raportointiin, analysointiin ja hallinnointiin.
Rekisterinpitäjä rekisteröi palvelukseensa hakeneiden, palveluksessa olevien ja palveluksessa olleiden työntekijöiden tietoja. Lisäksi Rekisterinpitäjä rekisteröi tietoa mahdollisista, aktiivisista ja lopettaneista asiakkaista sekä yhteistyökumpaneista, osakkaista ja viranomaisista yhteyshenkilöineen.
Rekisteröitäviä tietoja ovat mm. asiakas, yritysasiakas, toimittaja, viranomainen, yhteys- ja laskutusosoitetiedot, asiakasnumerot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, työntekijöiden henkilötiedot ja muut työnantajavelvoitteiden täyttämiseen tarvittavat tiedot viranomaisten edellyttämällä tarkkuudella mukaanlukien erityiset henkilötietoryhmät kuten henkilötunnus sekä arkaluonteiset tiedot kuten terveys- ja ammattiliittotiedot. Näiden lisäksi vapaaehtoisia tietoja kuten lähiomaisen yhteystiedot ja esimerkiksi koulutustiedot sekä aikaisempi työkokemus työhakemuksen tiedoissa.
IT hallintatietoja kuten tekniset tunnukset, käyttäjänimet, sijaintitiedot, yhteystiedot, myös järjestelmän ja sovellusten lokeissa, sähköpostin ja viestinnän palveluista liittyvät tekniset tapahtumat tiedot ja ym. metatiedot. Turvallisuus-, loki-, valvonta- ja häiriötiedot.
Henkilötietoja Rekisteröidään manuaalisesti ensisijaisesti Rekisterinpitäjän (tai tältä toimeksiannon saanut) toimesta. Toissijaisesti Henkilötietoja voidaan Rekisteröidä manuaalisesti jonkin tietosyöttölomakkeen (esimerkiksi työhakemuslomake, tilauslomake, yhteydenottolomake, jne.) kautta Rekisteröidyn (tai tämän edustajan) toimesta. Manuaalisen rekisteröinnin lisäksi Rekisterinpitäjä (tai tältä toimeksiannon saanut) voi Rekisteröidä tietoja myös koneellisesti esimerkiksi aineistosiirron yhteydessä.
Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät
- Työntekijät
- Asiakkaat
- Pankit
- Vakuutusyhtiöt
- Viranomaiset
- Ammattiliitot
- Työterveyshuolto
- Koulutuslaitokset
Verkkopalvelu tarjotaan varmennetuista EU:n / ETA:n alueelle sijoitetuista palvelintiloista.
On muistettava, että "täydellistä tietoturvaa" ei internetissä ole. Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä suhtautuvat tietoon vakavasti pyrkien estämään sen katoamista tai luvatonta käyttöä.
Rekisterinpitäjä ja tämän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä varmistavat, että näiden lukuun Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja että henkilötietoja käsitellään ainoastaan työtehtävien yhteydessä sovitussa käyttötarkoituksessa.
Rekisterinpitäjän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä toteuttavat yleisen hyvän käytännön mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tiedon suojaamiseksi riskinäkökulmat huomioiden saatavilla olevat tekniset vaihtoehdot ja niiden kustannukset suhteessa suoritettavaan tietojenkäsittelyyn liittyviin riskeihin sekä tietojen arkaluonteisuuteen. Pääsy palvelintilaan on rajattu vain riittävän tietoturvaluokituksen omaaville ylläpitäjille. Tietoturvatestaus on integroitu osaksi Rekisterinpitäjän lukuun toimivan Henkilötietojen käsittelijän sovelluskehitysprosessia. Selaimen HTTPS-yhteys on suojattu pankkienkin suosimalla SSL-salauksella ja katastrofien varalta Rekisterinpitäjän lukuun toimiva Henkilötietojen käsittelijä hajauttaa tallennetun tiedon varmuuskopiot maantieteellisesti.
Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus päästä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin käyttöliittymän kautta oman käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tarvittaessa hän voi olla yhteydessä Rekisterinpitäjän Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.
Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus pyytää tietojen oikaisemista olemalla yhteydessä Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.
Rekisteröidyllä luonnollisella henkilöllä on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää siirtää toimittamansa henkilötiedot toiseen järjestelmään olemalla yhteydessä Rekisterinpitäjän Rekisteriselosteessa mainittuun Yhteyshenkilöön.