Tuntinetillä on mahdollista allekirjoittaa työsopimukset myös sähköisesti.
Lisäominaisuuden aktivoiminen
Jotta työsopimus voidaan allekirjoittaa sähköisesti, täytyy aktivoida lisäominaisuus Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus Tuntinetin lisäominaisuuksista.
Tämä tapahtuu merkitsemällä rasti Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus -valintaruutuun ja tallentamalla muutokset Tallenna-painikkeella.
Sähköinen allekirjoitus edellyttää kahdennetun tunnistamisen toteuttamiseksi lisäksi, että työnantajalla on käytössään ja Tuntinettiin integroituna sähköinen tekstiviestipalvelu (esimerkiksi Labyrintti tai TextMagic).
Ota yhteyttä asiakaspalveluumme, jos haluat lisätietoa tekstiviestipalvelun kytkemisestä Tuntinettiin. Laki sähköisistä allekirjoituksista löytyy täältä.
Uuden työntekijän informoiminen työsopimuksen tekemisestä
Ennen sopimuksen allekirjoitettavaksi lähettämistä työnantaja lähettää rekrytoiduille työntekijöille Tuntinetistä sähköpostin (Työhakemukset-välilehden massaviestitoiminnoista), jossa todetaan että hänet on valittu tehtävään. Sähköpostin pohjana voi käyttää valmiita viestipohjia. Tässä viestissä on hyvä mainita myös, että työsopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, ja samalla valitaan lähetettäväksi myös Tuntinetin kirjautumistunnukset.
Sähköinen allekirjoitustoiminto edellyttää, että Yrityksen perustietojen Muista asetuksista on kytkettynä päälle Käsittele työntekijän muistiota listamuotoisena -asetus.
Työsopimuksen lähettäminen uudelle työntekijälle allekirjoitettavaksi
Kun työsopimus on uuden työntekijän kohdalta valmis ja työnantaja on sen omalta osaltaan allekirjoittanut, niin työsopimus valitaan lähetettäväksi sähköistä allekirjoitusta varten hänelle.
Työsopimus lähetetään Työhakemukset-välilehdellä rekrytoitavan työntekijän tiedoissa, Muistiinpanot-osiossa.
Muistiinpanoissa valitaan nimeksi sopiva nimi kuten "Työsopimus", tilaksi toimenpidepyyntö ja muistiinpanoksi sopiva sisältö kuten "Allekirjoituspyyntö".
Valintaruudulla Sähköinen allekirjoitus vaaditaan lisätään sähköinen allekirjoitustoiminto lähetettyyn viestiin ja valintaruudulla Työntekijällä itsellään asetetaan viesti lähtemään työntekijän sähköpostiin.
Vinkkinä, voit lähettää työsopimuksen allekirjoitettavaksi työntekijälle myös työntekijän tiedoista, Työntekijät-välilehdellä.
Työntekijä allekirjoittaa/vahvistaa työsopimuksen
Työntekijä saa sähköpostin, jossa on henkilökohtainen linkki, josta vahvistaminen tapahtuu.
Työntekijän vastaanottama allekirjoituslinkki avautuu antamalla ensin Tuntinetin käyttäjätunnus ja salasana.
Seuraavaksi dokumentti luetaan ja vahvistetaan/allekirjoitetaan tekstiviestitse saapuvan tunnuksen avulla. Allekirjoitustoimenpiteestä lähtee vahvistusviesti (työntekijälle ja hänelle merkitylle vastuuhenkilölle) sekä jää merkintä työntekijän viestilokille. Allekirjoitetusta työsopimuksesta syntyy lisäksi Tuntinettiin työntekijän muistiinpanoihin lisätietomerkintä, "Työsopimus allekirjoitettu sähköisesti", ja päivä sekä kellonaikaleima, ja allekirjoitettu liitetiedosto jää talteen.
Työsopimus työntekijän tiedoissa
Allekirjoittamisen jälkeen työntekijä saa kopion sopimuksesta sähköpostiinsa ja se tulee näkyviin myös hänen omat perusasetukset näkymään.
